Инна Соловьева: цифра — новая норма. Как электронный документооборот помогает бизнесу

Электронный документооборот (ЭДО) — не новость, словосочетание давно перестали использовать в контексте будущих нововведений.

Для многих украинских компаний перевод документооборота в цифру — привычное дело. К тому же, для этого сегодня есть все законные обстоятельства.

Для привлечения внимания большего количества предприятий к цифре, Министерство цифровой трансформации даже запустило бесплатный образовательный курс «Электронный документооборот для предпринимателей».

Предлагаю разобраться, в чем главные преимущества ЭДО и как за небольшое время ему удалось повлиять на украинский бизнес.

Дело не только в экономии бумаги

Первый вопрос, который задает себе каждый предприниматель перед внедрением нововведений — «Какая у этого цель? И насколько нововведение выгодно для компании?»

Электронный документооборот экономит время на дополнительные процедуры в компании, что позволяет значительно повысить производительность.

Другой важный момент заключается в том, что легальность ЭДО регулируется Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», статьей 9 Закона Украины № 996 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и Положением № 88 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете».

Можно сделать вывод, что использование ЭДО в украинском бизнесе — новый формат стандарта, который со временем только усилит свои позиции.

О базовых преимуществах — их много:

  • возможность предпринимателем контролировать и управлять всем потоком деловой документации;
  • возможность быстрого доступа к документам, оперативное внесение изменений;
  • эффективность в управлении движением документов;
  • возможность всем структурам компании работать в едином информационном пространстве, что ускоряет согласование документов и принятие решений;
  • повышение исполнительской дисциплины и производительности сотрудников;
  • уменьшение рисков потери документов: если документ с цифровой подписью — это позволяет напрямую работать с оригиналами.

Из вышеприведенного списка становится очевидно, что главная задача ЭДО — оптимизация процессов в компании.

Электронный документооборот давно перестал быть трендом — сегодня это способ ускорить делопроизводство и повысить уровень защиты информации. Ведь, как мы знаем, еще одно преимущество ЭДО — это безопасность и сохранность документов.

Шифрование данных позволяет предотвратить попытки несанкционированного использования информации и понижает ваши риски на просмотр документов третьей стороной.

Как меняется украинский бизнес, используя ЭДО

С важностью перехода на ЭДО мы разобрались. Стоит рассмотреть и реальную ситуацию с paper less на украинском рынке. Мы, как компания, которая предоставляет услугу внедрения электронного документооборота другим компаниям, однозначно заметили активности в этом сегменте.

Можно ли утверждать, что на популярность ЭДО повлияли исключительно законы, подтверждающие их легитимность? И да, и нет. Свою лепту в упрощенный формат ведения документооборота внесла пандемия. Ведь, даже несмотря на тот факт, что процесс внедрения ЭДО в компании может занимать месяцы, эта услуга пользуется большой популярностью.

Пример малому и среднему бизнесу на украинском рынке задают гиганты в своих направлениях. Так, Rozetka, Новая Почта и Эпицентр, где ежедневно подписывается огромное количество документов, уже давно перешли в цифру.

Другой пример — торговая сеть «Фокстрот», которая в прошлом году внедрила возможность электронных чеков. За год они выдали более миллиона электронных чеков, сэкономив при этом более 370 кг бумаги.

Во многом, именно украинский бизнес подает пример в ускоренном переходе на цифру, так как государственный сектор более консервативен.

Здесь можно говорить об «эффекте бабочки», который уже не остановить. Бизнес переходит на ЭДО, чем приучает потребителя и партнеров к ведению бизнеса в цифре.

Тем более, показатели эффективности компаний, перешедших на ЭДО, дают о себе знать.

Чем больше компания, тем больше в ней документов, и тем эффективнее будет процесс внедрения ЭДО. Ведь если ФЛП от экономии времени на работу с документами выигрывает тысячи гривен, то гиганты бизнес-индустрии — миллионы.

За тот недолгий период, когда ЭДО в Украине имеет все законные права на внедрение, украинский бизнес имел возможность масштабироваться в разы для выхода на международный рынок. Что я имею в виду? В международном формате ведения бизнеса ЭДО — давно норма. Можно много дискутировать о том, что мы совсем недавно пришли от бумаги к цифре, но факт остается фактом — это случилось.

Вслед за гигантами бизнес-индустрии в цифру переходят все больше ФЛП. Повторюсь, процесс запущен и его не остановить.

Уверена, что электронный документооборот — это абсолютно логический этап развития бизнеса и всего лишь малая часть цифровой трансформации нашей страны.

Инна Соловьева, CEO & Founder IT-компании Integrity Vision

Источник: news.finance.ua